15 marzo 2008

Problemas con los formatos de datos al combinar correspondencia

Me consultaron un par de veces en los últimos meses acerca de un problema con los formatos de datos al usar la herramienta de Combinar Correspondencia del Word, obteniendo los datos desde un archivo de Excel. El problema que se presenta es que Word no toma el formato de datos elegido en el Excel. Así, una fecha por ejemplo, aparece ordenada como yyyy/mm/dd en lugar de dd/mm/yyyy que es como está establecido el formato de fecha en el archivo de Excel. También ocurre un problema de formatos con los números. Por ejemplo, en el Excel tenemos una columna que se calcula como un promedio de otras y tenemos elegido en el formato de celda Numérico con 2 decimales. Al vincular el archivo con el word y combinar correspondencia, dicho número sale con muchísimos decimales y no respeta el formato elegido en el Excel.

En algún momento utilicé como solución unos "modificadores" de formato para los campos combinados en el Word. Sin embargo, esta opción me trajo más problemas que soluciones porque a veces andaba y a veces no (vaya uno a saber por qué razón). Luego de renegar con el problema y ver que no lograba buenos resultados opté por salir a googlear un poco más y dí con la solución. Es bastante simple; En el Word hay que ir a Herramientas->Opciones; en la ventana que aparece vamos a la solapa General y marcamos la opción "Confirmar conversiones al abrir". Aceptamos los cambios y ahora, en el word en el cual queremos hacer la combinación de correspondencia, al Abrir el origen de datos (ya sea al abrir el archivo de word o desde el ícono de "Abrir origen de datos" de la barra de Combinar correspondencia), elegimos el archivo de Excel que tiene los datos de origen correctamente formateados y nos aparecerá una pantalla titulada "Confirmar origen de datos" donde debemos elegir la opción "Hoja de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls)". Luego se nos preguntará el nombre o intervalo de celdas que queremos utilizar que en general dejaremos como viene, en el valor "Toda la hoja de cálculo" y daremos aceptar.

Con esto ya debería ser suficiente. Espero que sea de utilidad. Saludos gente.

13 comentarios:

Anónimo dijo...

muchas gracias amigo!!!

ya esta deskiciada .. !! no sabia q hacer!! =)

Anónimo dijo...

UN MAESTRO !!!!

Gracias ya no sabia que probar

Anónimo dijo...

hola, sigo teniendo el problema hago la combinación y la fecha me aparece mal he hecho lo que explicas pero cuando hago el ultimo paso me sale una ventanita que me dice que no se establece conexión con DDE. Alguien me puede ayudar, por favor??

ShaQ CousteaU dijo...

Hola Anónimo. En este momento estoy un poco complicado para revisar el problema pero en cuanto tenga un rato lo miro e intento responderte lo antes posible. Podrías decirnos cuál es el error exacto que te da? Copianos el texto del error así es más simple encontrar la solución.

Saludos

Anónimo dijo...

Excelente. A la primera búsqueda que hago en google (sobre este caso) y me dan la respuesta correcta.

Gracias!

ShaQ CousteaU dijo...

Gracias Anónimo... deberíamos retornar a la actividad bloggeril en algún momento con mi coequiper servaq... a ver si nos ponemos las pilas y recuperamos el ritmo de posteo que nunca tuvimos :P... Saludos.

Ramón dijo...

ninguna solución aparentemente funciona en word 2007, alguien me puede ayudar?

jpolinya dijo...

Muchas gracias a todos. Yo lo he conseguido solucionar de la siguiente forma. Me situo sobre el campo a importar al primario <> y pulso alt+F9

Allí modifico a lo siguiente:

{MERGEFIELD Fecha \@"dd' de 'MMMM' de 'yyyy"\* MERGEFORMAT}

el resultado es que la fecha me la importa en el formato

21 de diciembre de 2009

Anónimo dijo...

Buenas, amigo tengo un proble estoy combiando una correspondendia y el no trae el texto si no la una hora.

que debo hacer?

Junior dijo...

rEALMENTE ESTA FUE LA SOLUCION QUE NECESITABA. maestro

Anónimo dijo...

Muchíssimas gracias!!!
un problema que llevo arrastrando hace mas de 6 años, imprimiendo contratos para mi empresa, no sin antes cambiar manualmente las fechas!!!! Horas i horas buscando soluciones en internet!!! Al final!! Muchas gracias de verdad. Jordi (Catalunya)

Anónimo dijo...

La solución correcta, gracias José Luis (Lima)

Mary Ox dijo...

Gracias, por fin resolví ese problemita.